Mejorar tu trabajo es posible con técnicas orientales, también conocidas como las 5s, proviene de los términos japonés de los cinco elementos básicos del sistema. Estos lo conforman:
- SEIRI. Significa clasificación y busca separar lo innecesario. ¿Esto qué significa? Para concentrarte en tus objetivos SMART, es necesario poder quitar lo superfluo de tus actividades, de tu escritorio y hasta de tus pensamientos. Empieza por eliminar del espacio de trabajo lo que no es útil, por ejemplo, esas notas que nunca usas y solo te generan una distracción visual. También clasifica las tareas dependiendo de su emergencia, para poder optimizar tu tiempo.
- SEITON. Significa orden. ¿Buscas una pluma en tu escritorio y no la encuentras? ¿Qué tal el informe del mes en tu computadora? El orden es importante para mejorar nuestro trabajo porque nos da claridad de lo que tenemos, nos ayuda a ahorrar tiempo y nos motiva a seguir trabajando. Inicia organizando tu área de trabajo de forma tal que puedas encontrar tus objetos u archivos con más facilidad, ubica cada elemento de manera eficiente.
- SEISO. Equivalente a limpieza. Un lugar de trabajo limpio es un espacio propicio para laborar mejor porque todo se encuentra en su lugar y se desecha lo que ya no necesita. Sin duda, el aseo continuo mejora el nivel y la calidad del ambiente laboral. Además una compañía que tiene protocolos de limpieza, puede evitar accidentes que se producen por un ambiente desordenado o sucio, suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y acumulación de material sobrante o de desperdicio.
- SEIKETSU. Se define como normalización. ¿Cada vez que hay que presentar un informe cada área tiene diferentes formatos? Estandarizar algunos procesos y formatos de tu trabajo te ayudan a crear un sistema único para que todos puedan seguirlo. Es recomendable crear grupos de trabajo con el personal, conocer su opinión y sugerencias para así poder fijar la forma ideal de realizar cada proceso. Esto aumenta la productividad y disminuye el tiempo de realización de las actividades.
- SHITSUKE. Significa mantener la disciplina. No es posible ver los resultados de estos consejos de la noche a la mañana, es necesario mantenerse constante en cada uno de los pasos anteriores. Es necesario seguir mejorando e integrar cada uno de los pasos día a día. Como colaboradores debemos estar abiertos a todos los cambios que se nos presenten y a realizar periódicamente auto-evaluaciones del estado actual de cada proceso clave para encontrar posibles deficiencias y seguir mejorando.